6 sfaturi cum sa trimiti un e-mail ca un profesionist

Vreau să încep prin a-ți cere dreptul să-ți spun ce să faci, pentru că, poate, chiar ai nevoie. Suntem în era digitală, exact în momentul când toată lumea are acces la internet și la uneltele pe care acesta ni le pune la dispoziție. Odată ajuns în mediul online, vei beneficia de cele mai importante tool-uri gratuit, cum ar fi:

• motoarele de căutare
• browsing-ul pe diferite site-uri
• e-mail
• rețele de socializare
• chat
• etc.

Cea mai mare problemă pe care o întâlnim și care ne dă cele mai multe bătăi de cap, este modul în care trimiți un e-mail fără să te faci de rușine. Sau mai bine zis, ca un adult responsabil. Oamenii tind să treacă ușor cu privirea peste aceste mici detalii, care, în ochii profesioniștilor, îi fac să pară niște adevărați amatori născuți ieri.

Adresa de e-mail

Ca să începem cu începutul, trebuie să-ți vorbesc în două cuvinte despre importanța unei adrese de e-mail personalizate, sau, cel puțin profesionale. O adresă de mail personalizată emană siguranță, încredere, poate fi de forma numele-tău@firma-ta.domeniu și ne poate ajuta, de cele mai multe ori, să diferențiem conversațiile care țin de serviciu, față de cele personale. Dacă încă nu e cazul să avem un site propriu, atunci îți recomand unul dintre serviciile gratuite de mesagerie online: Gmail, Yahoo, etc. În acest caz, propria ta persoană va fi brandul pe care va trebui să-l vinzi, deci recomandarea mea e să îți creezi o adresă de mail care să te reprezinte și, în același timp, să denote profesionalism: prenume.nume@gmail.com

Subiectul

Trebuie să recunosc că sunt o persoană destul de comodă, care preferă să rezolve problemele cu un minimum de efort posibil. Un subiect de e-mail scurt, concis și reprezentativ pentru situația respectivă mă ajută să văd din avion un mail pe care-l voi căuta, printre alte câteva sute, după două-trei luni de la primire. Câteva cuvinte cheie, departamentul emitent, sau orice cârlig original care să-l evidențieze față de restul e-mailurilor trimise este întotdeauna de ajutor pentru receptor. În nici un caz să nu mai scrii Salut! la subiect.

Conținutul

Orice conversație trebuie să înceapă cu o formulă politicoasă de salut, prezentarea ta (a emitentului) și descrierea situației date într-un mod cât mai detaliat (chiar dacă deja este cunoscută deja, trebuie făcută o introducere în subiect). Toate acestea țin de conduita personală și vor face diferența pe parcurs.

Orice e-mail poate fi (și va fi!) retransmis!

Ce înseamnă asta? Înseamnă că, pentru ușurarea introducerii în temă a următorului interlocutor, mailul tău poate fi inclus într-o discuție nouă, în orice moment. Pe scurt, este exact funcția de forward pe care o găsești la fiecare conversație. Acest gest se traduce foarte ușor prin: vor exista, în tot lanțul persoanelor implicate în întregul proces, persoane care vor vedea mailul tău abject și plin de greșeli, cu exprimări din afara conglomerațiilor urbane și urările tale numai de bine adresate șefului. De aceea îți recomand cu tărie ca orice conversație, chiar și cu cel mai bun prieten, să conțină doar cuvinte și exprimări pe care nu le vom regreta niciunul dintre noi pe parcurs, iar detaliile picante să nu își aibă locul în mailurile care țin de job, școală, facultate. Chiar și între colegi!

Semnătura

Vă mulțumesc, Cu respect, Cu prețuire, X-ulescu. Iar acest X-ulescu poate fi contactat la adresa, mailul, sau numărul de telefon următor. Nicidecum la altul, doar la acesta. O semnătură profesională e la fel de importantă ca și restul mailului, pentru persoana cu care interacționezi. Această semnătură se poate edita separat și activa ca să apară automat în fiecare dintre mailurile tale următoare. Dacă nu știi cum, te rog întreabă-mă și îți explic.

Attachment-ul

atașamént
sn [At:Ltr² / Pl:~e / E:fr attachement] 1 (Fig) Sentiment de afecțiune puternică față de cineva sau ceva. 2 Dependență sufletească de cineva sau ceva. 3 (Teh; îs) Carnet de – Registru sau jurnal de șantier, în care se țin în evidență, prin notări zilnice, toate operațiunile efectuate la o lucrare. 4(Teh) Atribuția serviciului de investiții al unei întreprinderi.

sursă

Cuvântul englezesc attachment nu înseamnă nicidecum atașament, ci anexă. Te rog să nu mai folosești niciodată expresia total eronată Ți-am adăugat în atașament următorul fișier, pentru că nu are niciun sens. Forma logică și corectă ar fi Ți-am anexat fișierul ăsta. Ah, să nu uit: dacă tot vrei să trimiți cuiva o anexă, te rog adaug-o chiar de la începutul mailului – Exact! Ca să nu mai trimiți zece mailuri pentru un singur fișier amărât, doar pentru că uiți să-l anexezi. Mulțumesc!

Filtre

Dacă nu știai, există posibilitatea de a crea diferite filtre pentru mailurile tale, dacă vrei să ai o căsuță curată și ordonată. Pentru asta, îți recomand să folosești serviciul celor de la Gmail, pentru acuratețea și opțiunile pe care ți le pun la dispoziție. Treaba e simplă: creezi niște etichete noi și aplici filtre tuturor mailurilor care au cuvintul cheie / emițătorul / destinatarul, sau care nu conțin cuvântul …, etc. Iar de-acum poți aduna toate newsletter-ele care te tot deranjează sub o singură etichetă.

Și acum îți mai zic un secret: tot Gmail îți permite să te înscrii cu o adresă de mail de forma numele-tau+eticheta@gmail.com, iar e-mailurile pe care le primești pe aceasta vor fi introduse automat sub label-ul respectiv. Ex.: toate mailurile trimise pe adresa ionel.popescu+newsletter@gmail.com se vor găsi sub eticheta Newsletter.